AC(4)2012(4) Papur 3 rhan 1
Dyddiad: 14 Mai 2012
Amser: 14:30-16:30
Lleoliad: Swyddfa’r Llywydd
Enw a rhif ffôn yr awdur: Jan Koziel, Pennaeth Caffael, est 8633
Caffael yn y Cynulliad 2012 - 2014
1.1 Mae’r papur hwn yn rhoi crynodeb o’r camau y bwriedir eu cymryd dros y ddwy flynedd nesaf wrth i ni ddatblygu a chryfhau’r gefnogaeth a ddarperir ar gyfer caffael yn y Cynulliad, fel bod modd i ni gyflawni nodau’r Comisiwn fel y nodir isod.
2.1 Gwahoddir Comisiwn y Cynulliad i nodi’r camau a gymerir a chadarnhau ei fod yn fodlon â’r dull gweithredu.
3.0 Diben caffael
3.1 Gellir cwmpasu ein dull gweithredu o ran caffael fel a ganlyn:-
· Rydym am gael y gwasanaeth caffael gorau posibl – bydd yn fodern, yn effeithiol ac yn gyfrifol yn gymdeithasol;
· Byddwn yn sicrhau bod cynaliadwyedd a chydraddoldeb yn ganolog yn ein holl waith;
· Ceisiwn ddarparu’r gwasanaethau safonol y mae gan Aelodau’r Cynulliad a’r cyhoedd yr hawl i’w disgwyl;
· Rydym yn datblygu cadwyn gyflenwi amrywiol a byddwn yn cynorthwyo cyflenwyr bach i gystadlu;
· Byddwn yn sicrhau y ceir gwerth am arian trethdalwyr – ond nid drwy brynu’r nwyddau a’r gwasanaethau rhataf yn unig;
· Wrth ymdrin â chyflenwyr a’r cyhoedd byddwn yn dryloyw a byddwn yn mabwysiadu’r safonau proffesiynol uchaf.
3.2 Y prif fodd y bydd dulliau rheoli caffael yn newid, yw y bydd y tîm Caffael yn mabwysiadu rôl mwy ymarferol yn hytrach na rôl gynghori yn unig.
4.0 Mabwysiadu dull strategol o weithredu
4.1 I sicrhau llwyddiant unrhyw ddulliau caffael, rhaid defnyddio strategaethau priodol ar gyfer marchnadoedd gwahanol. Byddwn yn edrych yn fanwl ar ein dull gweithredu o ran y farchnad ar gyfer pob contract, ac yn darganfod beth yw’r dull gorau o gyflwyno’r cyfleoedd sydd ar gael i gyflenwyr lleol a chwmnïau bach a chanolig i ennill contractau. Nid ‘un ateb sy’n addas i bawb’ fydd gennym, ond byddwn yn addasu ein prosesau fel na fydd cwmnïau bach a chanolig o dan unrhyw anfantais.
5.0 Lleoli cyflenwadau
5.1 Bydd lleoli cyflenwadau, lle byddwn yn dadansoddi ac yn deall pwysigrwydd contract o ran busnes, yn ein galluogi ni i ddewis y dull gorau o’i gaffael. Byddwn yn lleoli contract ar sail y risgiau tebygol a fydd yn deillio o’i gaffael, a’i werth, ac yn llunio strategaeth gaffael ar gyfer pob contract ar sail hynny. Byddwn yn mabwysiadu’r dechneg hon mewn cysylltiad â phob contract sydd werth dros £25,000.
Lleoli
Cyflenwadau – Mapio Risg
|
|
Critigol Strategol
|
|
Caffael Tactegol |
Elw Tactegol |
Risg
 |
Gwerth
£1 filiwn
6.0 Y strwythur gaffael gywir
6.1 Bydd cyflwyno rôl gaffael sy’n fwy canolog, yn sicrhau bod rhagor o gysondeb o ran ein hymwneud â’r farchnad allanol, yn gwella dulliau llywodraethu ac yn lleihau risg masnachol i’r sefydliad. Bydd y swyddogaeth gaffael o ran contractau gwerth llai na £25,000 yn cael ei dirprwyo i wasanaethau unigol fel arfer, a bydd yr adran Gaffael yn darparu gwasanaeth cynghori. Bydd ymgysylltiad llawn â’r adran Gaffael gyda chontractau sydd werth £25,000 a throsodd.
7.0 Sut y byddwn yn cyflawni’n nodau?
7.1 Rydym am i’n gwasanaeth caffael fod y gorau, a byddwn yn cyflawni’r nod hon drwy fabwysiadu dull mwy ymarferol o weithio, a rheoli pob cam o’r broses gaffael, o ddatblygu’r strategaeth gaffael, hyd at ymwneud â’r gwaith o reoli’r contract wedi iddo gael ei ddyfarnu.
7.2 Byddwn yn cyflwyno asesiadau risg o ran cynaliadwyedd, i ystyried sut y gallwn leihau ein heffaith ar yr amgylchedd ac ystyried unrhyw faterion cymdeithasol ehangach. Defnyddir canlyniadau’r asesiadau hyn yn ein manylebau a’n dogfennau tendro.
7.3 Byddwn yn dryloyw o ran ein trafodion busnes, ac yn rhoi adborth manwl i gwmnïau aflwyddiannus fel y gallant fod mewn sefyllfa well i ennill cyfleoedd yn y dyfodol.
8.0 Argymhelliad
8.1 Gwahoddir Comisiwn y Cynulliad i nodi’r cynnydd a wnaed o ran mynd i’r afael â strategaeth gaffael y Cynulliad a rhoi eu sylwadau arni.
Jan Koziel
Y Pennaeth Caffael
Mai 2012